La reciente muestra de
Compuexpo presentó algunos de los avances de la computación y fue una
reconfortante oportunidad de ver algo que se comporta de acuerdo con la ley de
la gravedad. En efecto, los precios de los equipos han experimentado una
evidente disminución. En términos absolutos, lo que hace 3 años valía un millón
de pesos hoy está valiendo un poco menos de quinientos mil. En términos
relativos, el cambio ha sido aún más notable, pues lo que hace cinco años valía
lo mismo que un R9 hoy día vale casi la décima parte.
Compuexpo presentó algunos de los avances de la computación y fue una
reconfortante oportunidad de ver algo que se comporta de acuerdo con la ley de
la gravedad. En efecto, los precios de los equipos han experimentado una
evidente disminución. En términos absolutos, lo que hace 3 años valía un millón
de pesos hoy está valiendo un poco menos de quinientos mil. En términos
relativos, el cambio ha sido aún más notable, pues lo que hace cinco años valía
lo mismo que un R9 hoy día vale casi la décima parte.
Esta disminución del
costo de los equipos ha ampliado considerablemente el mercado para los
programas utilizados en los micro-computadores. Este efecto ha sido positivo
para el personal calificado, pues la demanda por gente entrenada que pueda
manejar el equipo y sus programas ha aumentado considerablemente. La existencia
de un mercado más amplio ofrece oportunidades para los ingenieros de sistemas y
progamadores que han desarrollado software administrativo. Los productores de
Software extranjero también han salido favorecidos por cuanto han encontrado
rentable el hacer valer sus derechos de autor. Muchos de los programas que se
podían conseguir regalados al comprar un equipo, hoy en día tienen su precio.
costo de los equipos ha ampliado considerablemente el mercado para los
programas utilizados en los micro-computadores. Este efecto ha sido positivo
para el personal calificado, pues la demanda por gente entrenada que pueda
manejar el equipo y sus programas ha aumentado considerablemente. La existencia
de un mercado más amplio ofrece oportunidades para los ingenieros de sistemas y
progamadores que han desarrollado software administrativo. Los productores de
Software extranjero también han salido favorecidos por cuanto han encontrado
rentable el hacer valer sus derechos de autor. Muchos de los programas que se
podían conseguir regalados al comprar un equipo, hoy en día tienen su precio.
Por otra parte, la
disminución en los costos de los equipos ha afectado negativamente la demanda
del personal de oficina de mediana calificación. Las mecanógrafas se han visto
desplazadas de muchas de sus labores ante jóvenes profesionales que han
aprendido a manejar los programas de procesamiento de palabra. No es extraño
encontrar oficinas en las que los informes son escritos directamente en la
pantalla por los profesionales. Algunos altos ejecutivos han encontrado más
productivo utilizar el computador para escribir cartas y documentos internos,
que apelar a los servicios de una secretaria.
disminución en los costos de los equipos ha afectado negativamente la demanda
del personal de oficina de mediana calificación. Las mecanógrafas se han visto
desplazadas de muchas de sus labores ante jóvenes profesionales que han
aprendido a manejar los programas de procesamiento de palabra. No es extraño
encontrar oficinas en las que los informes son escritos directamente en la
pantalla por los profesionales. Algunos altos ejecutivos han encontrado más
productivo utilizar el computador para escribir cartas y documentos internos,
que apelar a los servicios de una secretaria.
En la medida en que el computador
personal pasa de ser un símbolo de status a ser un auxiliar importante en la
oficina del ejecutivo, la utilidad del equipo se multiplica. Dada su mayor
accesibilidad, es posible utilizarlo para labores rutinarias. Un buen ejemplo lo
constituye el efectuar llamadas telefónicas por medio del computador. Si se tiene una lista con los teléfonos en un
archivo en disco y se utiliza un modem para poder comunicarse con cualquiera de
los que aparecen en la lista, se está eliminando una de las actividades que más
demandan tiempo de las secretarias.
personal pasa de ser un símbolo de status a ser un auxiliar importante en la
oficina del ejecutivo, la utilidad del equipo se multiplica. Dada su mayor
accesibilidad, es posible utilizarlo para labores rutinarias. Un buen ejemplo lo
constituye el efectuar llamadas telefónicas por medio del computador. Si se tiene una lista con los teléfonos en un
archivo en disco y se utiliza un modem para poder comunicarse con cualquiera de
los que aparecen en la lista, se está eliminando una de las actividades que más
demandan tiempo de las secretarias.
Otra labor que ocupa a
muchas secretarias es el manejo de la chequera de la oficina. No solo es
necesario llevar el saldo correcto en la chequera y escribir los cheques, sino
que al final del mes se deben conciliar las anotaciones de la chequera con el
extracto bancario. Esta última labor si bien fácil en principio, en muy
contadas oportunidades se realiza bien.
muchas secretarias es el manejo de la chequera de la oficina. No solo es
necesario llevar el saldo correcto en la chequera y escribir los cheques, sino
que al final del mes se deben conciliar las anotaciones de la chequera con el
extracto bancario. Esta última labor si bien fácil en principio, en muy
contadas oportunidades se realiza bien.
Programas como el
Quicken, que no solo llevan el registro de los cheques sino que sirven para
producirlos son, sin lugar a duda, una de las mayores contribuciones al aumento
de la productividad de la oficina. Estos programas permiten mantener un archivo
de todos los cheques girados lo que facilita la conciliación bancaria. Además
de las labores rutinarias mencionadas, estos programas permiten producir
informes con gastos e ingresos clasificados por diferentes conceptos, e igualmente facilitan la consolidación de la
información de tarjetas de crédito, caja menor, bancos y cuentas de ahorro con
la de inversiones y obligaciones.
Quicken, que no solo llevan el registro de los cheques sino que sirven para
producirlos son, sin lugar a duda, una de las mayores contribuciones al aumento
de la productividad de la oficina. Estos programas permiten mantener un archivo
de todos los cheques girados lo que facilita la conciliación bancaria. Además
de las labores rutinarias mencionadas, estos programas permiten producir
informes con gastos e ingresos clasificados por diferentes conceptos, e igualmente facilitan la consolidación de la
información de tarjetas de crédito, caja menor, bancos y cuentas de ahorro con
la de inversiones y obligaciones.
Lo más notable de este
tipo de programas no es tanto el magnífico servicio que prestan sino su costo.
El precio de lista de estos programas en Estados Unidos es de 55 dólares
aproximadamente 22.000 pesos.
tipo de programas no es tanto el magnífico servicio que prestan sino su costo.
El precio de lista de estos programas en Estados Unidos es de 55 dólares
aproximadamente 22.000 pesos.
Además, existe una
amplia gama de opciones para llevar la contabilidad en el computador. Por un
lado se encuentran los programas americanos de muy bajo costo y múltiples
opciones. Por otro, se encuentran los programas colombianos de costos altos y
especializados. Un programa americano integrado de muy bajo costo es el
Dac-Easy. Su costo, adquirido por correo, en Estados Unidos es de 60 dólares
(24.000 pesos). En este precio esta incluido la contabilidad general, pagos a
terceros, cartera, inventarios y facturación. Los programas colombianos tienen
un precio por módulo de 180.000 pesos.
amplia gama de opciones para llevar la contabilidad en el computador. Por un
lado se encuentran los programas americanos de muy bajo costo y múltiples
opciones. Por otro, se encuentran los programas colombianos de costos altos y
especializados. Un programa americano integrado de muy bajo costo es el
Dac-Easy. Su costo, adquirido por correo, en Estados Unidos es de 60 dólares
(24.000 pesos). En este precio esta incluido la contabilidad general, pagos a
terceros, cartera, inventarios y facturación. Los programas colombianos tienen
un precio por módulo de 180.000 pesos.
Todo este proceso de
modernización, sin embargo, muchas veces encuentra serias restricciones para su
cabal desarrollo. Respondiendo a la creciente demanda de sistematización y
eficiencia, las empresas con frecuencia sobrestiman el alcance de sus
decisiones sobre compra de equipos y programas más ágiles. Creen, erróneamente,
que la modernización y las mejoras en productividad están también incluidas en
el equipo recién adquirido. De hecho, mientras no se modifique la estructura
organizacional para que responda eficientemente a la nueva tecnología en
beneficio de la empresa, la decisión de compra no será más que eso, una adición
al inventario.
modernización, sin embargo, muchas veces encuentra serias restricciones para su
cabal desarrollo. Respondiendo a la creciente demanda de sistematización y
eficiencia, las empresas con frecuencia sobrestiman el alcance de sus
decisiones sobre compra de equipos y programas más ágiles. Creen, erróneamente,
que la modernización y las mejoras en productividad están también incluidas en
el equipo recién adquirido. De hecho, mientras no se modifique la estructura
organizacional para que responda eficientemente a la nueva tecnología en
beneficio de la empresa, la decisión de compra no será más que eso, una adición
al inventario.
De otra parte, aunque
es evidente la necesidad de capacitación del personal en el manejo de nuevos
equipos y programas, el entrenamiento debe estar enmarcado dentro de los
objetivos de la empresa. En primer lugar, la enseñanza de la utilización del
equipo debe hacerse en función de los procesos básicos de interés y no ser una
orientación de tipo general, en donde no son muy claros los beneficios que
recibiría la empresa, en términos de productividad y eficiencia, a partir de su
inversión en capacitación. En segundo lugar, es evidente que el entrenamiento,
bien planificado, debe tener un efecto multiplicador en el personal. De lo
contrario, la capacitación se limitaría a ampliar las habilidades de algunos
privilegiados, generando un ineficiente factor de dependencia, lo cual está en
abierta contradicción con la idea de mayor accesibilidad, característica de la
nueva tecnología.
es evidente la necesidad de capacitación del personal en el manejo de nuevos
equipos y programas, el entrenamiento debe estar enmarcado dentro de los
objetivos de la empresa. En primer lugar, la enseñanza de la utilización del
equipo debe hacerse en función de los procesos básicos de interés y no ser una
orientación de tipo general, en donde no son muy claros los beneficios que
recibiría la empresa, en términos de productividad y eficiencia, a partir de su
inversión en capacitación. En segundo lugar, es evidente que el entrenamiento,
bien planificado, debe tener un efecto multiplicador en el personal. De lo
contrario, la capacitación se limitaría a ampliar las habilidades de algunos
privilegiados, generando un ineficiente factor de dependencia, lo cual está en
abierta contradicción con la idea de mayor accesibilidad, característica de la
nueva tecnología.